دستاویزات کے ساتھ کام کی تنظیم

اہلکار کے دستاویزات کے ساتھ کام کی تنظیم انتظامی سازوسامان کے کام کے ساتھ ساتھ ملازمتوں کے لیبر کی تشکیل اور ثقافت پر خاص اثر ہے. زیادہ پیشہ ورانہ طور پر کام کیا جاتا ہے، انٹرپرائز کی مجموعی طور پر مجموعی کامیابی سے کامیاب ہوتا ہے.

کسی بھی انٹرپرائز کے داخلی کام کے بہاؤ میں تیاری، بحالی، بھرنے، کاپی کرنے، کاروباری معلومات کی منتقلی کے لئے مختلف سرگرمیاں شامل ہیں. عملی طور پر نمائش کے طور پر، تقریبا 70 فیصد ملازمین ان سرگرمیوں پر خرچ کرتے ہیں. یہ کہا جانا چاہئے کہ دستاویزات کے ساتھ کام کی تنظیم تیزی سے اہم ہو رہی ہے. آج، یہ سرگرمی جدید انٹرپرائز کی مقابلہ کی اہم عوامل میں سے ایک سمجھا جاتا ہے.

دستاویزات کے ساتھ کام کی تنظیم موصول اور پروسیسنگ کاروباری اعداد و شمار کے لئے ایک خاص نقطہ نظر کا تعین کرتا ہے، معلومات کی تقسیم کے عمل کی تشکیل اور معلومات کی تقسیم میں تبدیلی. دستاویزات کے ساتھ کام کی مناسب تنظیم تلاش کے وقت کو کم کر دیتا ہے، درستگی کو بڑھاتا ہے، اعداد و شمار کی طول و عرض، غفلت کو ختم کرنے.

طویل مدتی عمل میں لے کر، دستاویزات کے ساتھ کام کی تین بنیادی اقسام تیار کی گئی: مخلوط، مہذب اور مرکزی.

اختتام فارم انٹرپرائز میں ایک واحد یونٹ کے انتظام میں مختلف موجودہ ساختہ آپریشنز کی حراستی کے لئے فراہم کرتا ہے. اس طرح کے ایک ذیلی تقسیم ایک عام یا اہلکاروں کے محکمہ، ایک چانسری اور اسی طرح ہو سکتا ہے. دستاویزی ایک فرد کی طرف سے برقرار رکھا جا سکتا ہے جو سیکرٹری ہے. کسی بھی صورت میں، یونٹ یا ایک ملازم کی ذمہ داری میں پروسیسنگ سرگرمیوں کی مکمل سائیکل پر عملدرآمد بھی شامل ہے جس میں منتقلی کی وصولی سے آرکائیو ڈیپارٹمنٹ میں شامل ہوگا. ان سرگرمیوں میں استقبال، کاروباری معلومات کی پروسیسنگ، رجسٹریشن، اسٹوریج، پر عملدرآمد پر قابو پانے، ترسیل، حوالہ اور معلومات کے آپریشن، آرکائیو میں منتقلی سے پہلے نظام سازی کا عمل شامل ہے.

دستاویزات کے ساتھ کام کی مرکزی تنظیم سب سے زیادہ عقلی سمجھا جاتا ہے، اور اس سلسلے میں، اور زیادہ تر ترجیح. یہ چھوٹے کاروباروں میں خاص طور پر سچ ہے. دستاویزات کے نظام سازی کے طریقہ کار کا استعمال کرتے وقت، معلومات کی پروسیسنگ کی سرگرمیوں کی قیمت نمایاں طور پر کم ہوتی ہے. اس کے علاوہ، ملازمین کی محنت کی تنظیم کافی بہتر ہے. دستاویز کی گردش کی تنظیم کے اس فارم کے ساتھ، آفس کا سامان سب سے مؤثر ہے، دستاویزات کی پروسیسنگ سے منسلک طریقہ کار اور انتظامی سرگرمیوں میں اتحاد حاصل کی جاتی ہے.

مخالف مرکزی نظام مہذب اسکیم ہے. اس معاملے میں، ہر یونٹ کے لئے، دستاویزات کے ساتھ کام کرنے کے لئے اپنی خدمات قائم کی جا رہی ہے. ان یونٹوں میں تمام آپریشن خود کار طریقے سے کئے جاتے ہیں. مہذب نظام ان اداروں اور تنظیموں کے لئے زیادہ عام ہے جو متعدد علاقائی طور پر متعدد آلات میں مختلف ہے. اس کے علاوہ، کام کا یہ نظام بھی ان اداروں کے لئے موزوں ہے، جس میں کچھ خاصیت میں مختلف دستاویزات (مثال کے طور پر، معلومات کی حفاظت کو یقینی بنانے کی ضرورت ہے).

سب سے زیادہ عام، اسی طرح، فارم ایک مخلوط نظام ہے. اس صورت میں، تمام آپریشنوں کا ایک خاص حصہ (حکمرانی کے طور پر، وصول کرنے اور بھیجنے اور دستاویزات وصول کرنے کے لئے، اسٹوریج، نقل) مرکزی یونٹ میں کیا جاتا ہے. انٹرپرائز کے ساختی محکموں میں، آرکائیو میں ترسیل کے لئے، تخلیق، ذخیرہ اور تیار کرنے کے لئے سرگرمیاں انجام دی جاتی ہیں.

دستاویزات کے ساتھ اس یا اس کی منصوبہ بندی کا انتخاب انٹرپرائز خود کی ساخت کے مطابق کیا جاتا ہے.