دستاویز کی درجہ بندی: بنیادی معیار

تو یہ دستاویزات کی بڑی تعداد کو سمجھنے کے لئے آسان تھا ان کی تیاری اور پیش، مختلف درجہ بندیوں کے لیے خصوصی قوانین، اسی طرح مناسب فارم اور ان کے ساتھ کام کے طریقوں کو فروغ دیا.

یہ غور کرنا چاہیے جو ان کی مخصوص خصوصیات کو اجاگر کرنے میں مدد ملتی ہے اور یہ سب سے زیادہ مؤثر طریقے سے ان کا استعمال کرنے کے لئے ممکن بناتا ہے کیونکہ دستاویزات کی درجہ بندی انتہائی اہم ہے. یہ سب سے قدیم میں سے ایک ہے اور تصفیہ طلب مسائل کے آخر تک، جس کی ترقی صرف 1960s کے آخر میں شروع کر دیا. علیحدہ گروپوں میں دستاویزات تقسیم کے نقطہ نظر سے زیادہ تر پہلے سے دائرہ کار یا علیحدہ سائنس کے سلسلے میں مخصوص خصوصیات کے لئے صرف درخواست دی. حال ہی میں دستاویزات کی کثیرالابعاد درجہ بندی، قائم کیا گیا ہے معلومات اور مادی اجزاء پر مبنی ہے.

تمام دستاویزات مندرجہ ذیل معیار کے مطابق تقسیم کیا جاسکتا ہے:

1. جگہ اور وقت میں ان کے آپریشن کے حالات. اکاؤنٹ میں اشاعت کے باقاعدگی لیں (متواتر اور غیر متواتر)، موجودگی (اصل، اصل، کاپی، نقل)، تیاری کا مقام (علاقائی، قومی یا غیر ملکی) کے وقت؛

2. معلومات جزو.

• مواد اور معلومات (پرائمری اور ثانوی دستاویزات) کے جمع کرنے کی سطح پر توجہ دینا؛

• دستاویزات کی درجہ بندی سائز (کی شکل) پر ریکارڈ کی معلومات کے طول و عرض، اور صفحات کی تعداد (کل) بھی شامل ہے؛

• معلومات سمجھا جاتا ہے کہ کس طرح (دستاویزات ایک انسان کی طرف سے پڑھا یا خصوصی تکنیکی آلات کی ضرورت ہوتی ہے کیا جا سکتا ہے) سے زائد ڈویژن؛

• دستاویزات کی اس درجہ بندی پر بھی ایک مشہور کردار کا مطلب بھی شامل ہے جو ریکارڈ کی معلومات کی طرف سے (متن اور غیر ٹیکسٹ فارم)؛

• ہاتھ سے لکھے، طباعت، میکانی، مقناطیسی، فوٹو گرافی، نظری، لیزر، اور ممتاز کرنے کے اعداد و شمار کی ریکارڈنگ کے طریقہ کار کے مطابق الیکٹرانک دستاویزات.

3. مواد جزو مخصوص معیار (جیسے کے مواد شامل ہے جو معلومات کیریئر، کے ساتھ ساتھ اس کی شکل اور ڈیزائن).

یہ مواد اور فارم میں انفرادی گروپوں کے لئے دستاویزات کی تقسیم اس کے ساتھ کام کو منظم کرنے کے لئے زیادہ موثر اجازت دیتا ہے کہ نوٹنگ کے قابل ہے.

یہ بھی ہے جس کے اکاؤنٹ میں سائن ڈرائنگ، کی درخواست کی ان کے مواد، جگہ اور طریقہ کار لیتا تاریخ سے ایک اسی اکاؤنٹنگ دستاویزات کی درجہ بندی، اور استعمال کرنے کا ایک طریقہ یہ ہے کہ وہاں قابل ذکر ہے.

یہ درجہ بندی اکاؤنٹنگ دستاویزات کی اقسام میں سے مندرجہ ذیل ڈویژن شامل ہیں:

• درخواست پر منحصر ہے - انتظامی اور ایگزیکٹو، رجسٹریشن اکاؤنٹنگ یا مشترکہ؛

• آرڈر کی تیاری - بنیادی اور سمری؛

• داخلی اور خارجی دستاویزات؛

• استعمال کی طرف سے - ڈسپوزایبل اور اسٹوریج؛

• مانیٹری، مواد اور ڈیزائن - مواد کی بنیاد پر.

ایسا لگتا ہے کہ اس درجہ بندی کے معیار کی ایک بڑی تعداد بھی شامل ہے اور انتہائی وسیع ہے، لہذا ہر دستاویز ایک ہی وقت میں مختلف گروپوں سے متعلق ہے، لیکن مخصوص خصوصیات کی طرف سے خصوصیات اور صرف متعلقہ میدان میں استعمال کیا جا سکتا ہے کہا ہوگا.