اہلکاروں، ان اقسام پر دستاویزات. عملے پر احکامات کیا ہیں؟

قطع نظر کی سرگرمیوں کی نوعیت کا ہے، کسی بھی تنظیم کے لوگوں کے ساتھ کام کر رہے ہیں. کارکنوں کی قانونی رجسٹریشن روزگار کے تعلقات کے تمام مراحل میں مطلوب ہے. ان صورتوں میں پیدا اہلکاروں دستاویزات کی ساخت مائبھوتیوں کے قواعد و ضوابط اور ذاتی ڈیٹا کے بہت سے مختلف قسم کے شامل ہیں.

آجر نہ صرف مناسب طریقے اکاؤنٹنگ عملے کے لئے دستاویزات کو برقرار رکھنے کے، بلکہ ان کے اسٹوریج اور رکایونگ، اور، جہاں ضروری، تباہی منظم کرنا واجب ہے. یہ تمام اعمال قانون سازی کے معیار کے ساتھ عمل کرنا ہوگا.

عملے کی دستاویزات کے اجزاء کیا ہیں

ملازمین کی تحریک کے تمام مراحل متعلقہ سیکیوریٹیز میں ظاہر کیا جانا چاہئے. عملے کی نقل و حرکت کی عکاسی کرتی ہے، عملے پر دستاویزات کی ساخت، مندرجہ ذیل شامل ہیں:

• تلاش اور بھرتی سے متعلق دستاویزات؛
• ملازمین کی موجودہ سرگرمیوں کی عکاسی کرتی دستاویزات؛
• لیبر کے عمل اور انسانی تعلقات گورننگ کے قواعد و ضوابط؛
• عملے پر مختلف احکامات، ایک عام انداز میں شائع کیا گیا ہے، اور معیاری طور پر؛
• ملازمین کے بارے میں ذاتی معلومات سمیت دستاویزات؛
• عملے پر ابلیھیی دستاویزات؛
• ذاتی اکاؤنٹنگ اور پروفائلز کی دستاویزات؛
• دیگر دستاویزات کی اقسام عملے پر.

عملے پر دستاویزات کی رجسٹریشن کے قوانین

عملے کے اہلکاروں اور سچویی خدمات کاروباروں قانون کی ضروریات کے مطابق میں ذاتی دستاویزات کو ڈیزائن کرنے کو یاد کرنے کی ضرورت ہے. انٹرپرائز کے قواعد و ضوابط میں مشروع قواعد، اعلی افسران کی ہدایات کی تردید نہیں کرنی چاہئے.

کمپنی کے عملے پر دستاویزات کی مناسب تکمیل کے متعلقہ ہدایات میں اس بات کا اشارہ. اس میں، مثالیں اور حوالہ جات کے ساتھ عملے کے ساتھ کاغذ کے کام پر فکسنگ کے تمام پہلوؤں کو شامل کرنا چاہئے. یہ ضابطہ جاری کیا اور تنظیم کی قیادت کی طرف سے منظوری دے دی اور لامحدود مدت کے ہے.

انفرادی دستاویزات دونوں الیکٹرانک اور کاغذ کی شکل میں جاری کیا جا سکتا ہے. متن ہاتھ سے لکھا ہے، تو یہ لکھاوٹ کی درستگی کی نگرانی اور erasures بنانے کے لئے نہیں کی کوشش کرنا ضروری ہے. کوئی درست کی خامی تنظیم pechtyu تصدیق کی اور سر کے دستخط کی طرف سے سند یافتہ ہونا ضروری ہے.

کیونکہ وہ قانونی طور پر محفوظ کی ذاتی معلومات پر مشتمل اکاؤنٹنگ دستاویزات اہلکاروں، اکثر خفیہ ہیں. ان کے لئے کی اجازت کے پیشہ ور افراد کی ایک سختی سے محدود تعداد کو کام کرنے کے لئے.

اہلکاروں کے احکامات

دستاویزات سروس کے اہلکاروں کے احکامات کی دو قسمیں ہیں:

• اہم سرگرمیوں پر کمپنی کے احکامات، لیکن ملازمین کی کام سے متعلق؛
• کمپنی کے ذاتی ساخت کے احکامات.

انہوں رجسٹریشن، منظوری کے طریقہ کار، پر دستخط کرنے اور اشاعت کے راستے میں مختلف ہوتے ہیں. اس کے علاوہ، ذاتی احکامات زیادہ امکان کے ساتھ اہلکاروں محکمہ کے ملازمین کو کام کرنے کے لئے. وہاں انہوں نے اور دیگر دستاویزات سے الگ الگ ذخیرہ. یہ احکامات تنظیم کے اہلکاروں پر دستاویزات کا حصہ ہیں.

ایک معیاری فارم کی ذاتی احکامات سے زیادہ تر. اس طرح کے فارم کے پریوست فرم کے لئے ان کے اتحاد کا مطلب. تاہم، معیاری فارم کے لازمی استعمال صرف سرکاری ایجنسیوں اور بجٹ تنظیموں مشروع. ملکیت کی کسی بھی شکل کے ساتھ کاروباری اداروں کو ان قوانین پر عمل نہیں کر سکتے.

یہ مندرجہ ذیل کے طور پر میں سب سے زیادہ عام طور پر ذاتی احکامات کا سامنا کرنا پڑا:

• بھرتی اور فائرنگ پر احکامات:
• تحریک اور ٹرانسفر کے احکامات؛
• سفر کے احکامات؛
• سب کے لئے احکامات چھٹیوں کی قسم ؛
• تصدیق، اسی طرح کی تعلیم اور تربیت، اور قواعد و ضوابط. د.

عملے پر کوئی حکم کی یہ متعلق ہے جس میں کارکن کی توجہ مبذول کرائی. کسی بھی وجہ سے ملازم کی دستاویز پر دستخط نہیں کرتا ہے تو پھر اسے تیار کیا جاتا ہے.

تمام ذاتی احکامات ایک خصوصی رجسٹر میں لازمی رجسٹریشن کے عمل سے گزرنا ضروری ہے. اس صورت میں، وہ اکاؤنٹ پر ڈال دیا ہے کہ ظاہر کرتا ہے، اور ان کے عمل کی نگرانی کی جاتی ہے ایک بڑی تعداد، تفویض کر رہے ہیں. ضروری نہیں کہ ایک نجی معاملہ میں دائر حکم کی کاپی، اصل دستاویز الگ الگ ایک سال کے لئے، اس کے بعد یا تو ابلیھاگاروں کے لئے بھیجا یا تباہ ذخیرہ کیا جاتا ہے.

کمپنی کے اہلکاروں کی دستاویزات

ہر تنظیم میں، ملکیت اور دوسری خصوصیات کی شکل پر منحصر ہے، انٹرپرائز کے اہلکاروں پر دستاویزات کی ایک قسم پیدا کرے گا. فہرست HR انتظامیہ کی ہدایات کی طرف سے میں لایا جانا چاہئے.

اکثر یہ ہے:

• عملے؛
• عہدوں کی فہرست.
• کتابیں اور روزگار کے ریکارڈ کی خالی فارم پر کام؛
• ملازمین کی ذاتی دستاویزات کی نقول؛
• ذاتی اکاؤنٹنگ اور عملے کے ریکارڈ کی دستاویزات؛
• حکام اور دیگر دستی کارکنوں اور لیبر معاہدوں؛
• احکامات یا ہدایات بنیادی سرگرمیوں پر کمپنی کے ملازمین سے متعلق؛
• سرٹیفیکیشن کمیشن پر دستاویزات؛
• ہدایات اور تربیت اور پیشہ ورانہ ترقی پر دیگر دستاویزات؛
• تعطیلات، کاروباری دوروں اور منتقلی پر دستاویزات؛
• عملے کی طرف سے مختلف احکامات یا ہدایات؛
• اسی طرح کے نوٹ، بیانات اور عملے سے سرکاری میموز، اور. د.

ہر کمپنی آزادانہ طور پر عملے اور جس طرح سے وہ تخلیق اور سٹور پر دستاویزات کی مطلوبہ اقسام کا تعین کرتا ہے.

کاروبار ذاتی بنانا

ملازم کے بارے میں سب سے اہم اور مکمل معلومات کو ذاتی معاملہ میں داخل ہوئے. دستاویزات اور ان کے حصول کی خصوصیات آزادانہ طور پر ایک تنظیم کی طرف سے مقرر اور وصول کنندہ دستاویز میں رجسٹر کرنے کی بات کا یقین کر رہے ہیں. تم آگے دونوں میں اور معکوس ترتیب میں حصص اپ سلائی کر سکتے ہیں، یا گروپ بنانے کے لئے.

ذاتی فائلوں سر اور معروف ماہرین پر تنظیم میں لوگوں کی اکثریت پر دونوں باہر کیا جا سکتا ہے اور خصوصی طور پر. تاہم عملی طور پر، سب سے زیادہ تنظیموں کے دستاویزات اور کسی بھی ملازم کے بارے میں دیگر معلومات کے ایک سیٹ ہے، قطع نظر اس کی پوزیشن اور حیثیت کی ترجیح دیتے ہیں.

دستاویزات اور کاپیاں جات ملازم کی ذاتی فائل میں محفوظ کیا جائے:

• پروفائل یا ذاتی فہرست بنیادی جیونی معلومات مضبوط بنانے کے لئے کی خدمت؛
• شناختی دستاویزات اور حمایت کی تعلیم اور قابلیت کی نقول - پاسپورٹ، ڈپلومہ، سرٹیفکیٹ اور لائسنس.
• روزگار کے ریکارڈ کی کاپی؛
• داخلہ، منتقلی، اور دوسروں کے لئے درخواست؛
• ملازم کے لئے تمام احکامات کی نقول؛
• ملازمت کے معاہدے کی ایک کاپی؛
• دیگر ذاتی دستاویزات.

ہر ملازم کے لئے ایک علیحدہ فولڈر، اوپر ذکر دستاویزات اور ان نقول دائر ہے جس کو شروع. ذخیرہ ذاتی فائلوں دیگر اہلکاروں دستاویزات سے الگ. انہوں ذاتی ڈیٹا پر مشتمل ہے، اور اس وجہ سے غیر مجاز افراد کے لیے قابل رسائی نہیں ہونا چاہئے.

پرسنل کارڈ: کس طرح لاگو کرنے کے لئے؟

یونیفائیڈ ملازم کی ذاتی کارڈ قطع نظر ملکیت کے تمام کاروبار کے لئے لازمی ہے. اس تنظیم کے ملازمین کے لئے اکاؤنٹ کرنے کا ارادہ بنیادی دستاویز ہے.

پرسنل کارڈ ملازم کے بارے میں تمام بنیادی معلومات پر مشتمل ہے. ہاتھ سے عام طور پر اس کو بھرنے، لیکن یہ ٹیکنالوجی کی مدد سے بنیادی معلومات بنانا جائز ہے. ذاتی کارڈ تنظیم میں ملازم کا ہر وقت کا انعقاد کیا. بھرنے جب اس حصے کو پرنٹ اور پیسٹ ڈالیں کرنے کی اجازت ہے.

ذاتی کارڈ بھرنے جب نوٹ ریفرنس کوڈ وہ میز کے دائیں درج ہیں، معلومات، جس میں متحد. ان حصوں میں معلومات classifiers اور دیگر وصول کنندہ دستاویزات کے ساتھ عمل کرنا ہوگا.

ذاتی کارڈز مناسب طریقے سے ایک محفوظ میں یا تالا کے ساتھ ایک دھاتی کابینہ میں دیگر ذاتی دستاویزات سے الگ الگ ذخیرہ کیا جائے گا. یہ دستاویز ذاتی ڈیٹا اور سخت اکاؤنٹنگ کے تابع پر مشتمل ہے. ایک ملازم ایک مناسب اندراج، اور ابلیھیی سٹوریج پر جاری ایک ذاتی کارڈ مسترد کرتے ہیں.

کام بک: پروسیسنگ اور محفوظ کرنے کی

کام بک - کام کے تجربے کی تصدیق ایک دستاویز، سروس اور ملازم کی پوزیشن کی لمبائی. اس کی بحالی کی سب کے لئے ایک لازمی امر ہے. اس کام کے آغاز میں ڈال دیا جاتا ہے اور بعد میں ریٹائرمنٹ تک اس شخص کے ساتھ.

خالی فارموں اور اضافہ کا کام کتابوں تنظیم کے اکاؤنٹس پر جھوٹ بول خریدنے کے لئے ذمہ داری. اس کے عملے کی درخواست پر اہلکاروں محکمہ کے ایک محفوظ اور بقایا ملازمین میں گھر میں رکھ. اس اندراج متعلقہ لیجر میں بنایا گیا ہے. انتظامیہ کارکنوں فارم اور نامعلوم نژاد صاف کان لیبر کتابوں کے لئے سفارش کی نہیں ہے.

صرف ہاتھ سے ہمیشہ روزگار کی تاریخ اجراء. ریکارڈنگ نیلی سیاہی کے ساتھ ایک بال پوائنٹ قلم کے ساتھ بنا دیا. ایک خرابی اس وقت ہوتی ہے تو یہ درست اور انتظامیہ کے دستخط اور اس بات کی تصدیق کرنے کے لئے ضروری ہے تنظیم کی مہر. آپ کی معلومات کے تمام قانون اور قواعد و ضوابط کے ساتھ عمل کرنا ہوگا.

روزگار کے ریکارڈ ایک محفوظ میں دیگر دستاویزات سے علیحدہ علیحدہ رکھا جاتا ہے. یہ ان کے ملازمین اور زیادہ تیسرے فریقوں کو دینے کے لئے حرام ہے. آپ کی تنظیم میں لوگوں کو اس دستاویز میں اندراجات کے بارے میں معلومات حاصل کرنا ہے تو یہ تمام صفحات کی ایک کاپی بنا دیتا ہے پھر وہ سلا ہوا جاتا ہے، اور ہر صفحے مہر ہے. اسی دن سے نوازا ایک ملازم کام کے ریکارڈ کے کارڈ کو مسترد کرتے ہیں.

ذاتی دستاویزات کے آپریشنل سٹوریج

عملے پر دستاویزات کی مناسب سٹوریج - انسانی وسائل کے افسران کے بنیادی فرائض میں سے ایک. ان میں موجود معلومات، ذاتی کے زمرے سے تعلق رکھتا ہے اور انکشاف نہیں کیا جائے گا. اس کے علاوہ، ذخیرہ اور عملدرآمد ایسی دستاویزات خصوصی حالات کے تحت جگہ لے گا.

ایک ممکنہ ملازم کے ساتھ ایک روزگار معاہدے پر دستخط کرنے سے پہلے لازمی ذاتی ڈیٹا پر عملدرآمد کرنے میں ایک تحریری اجازت لے لیا. دستاویز کی ایک نقل ایک نجی کاروبار میں یا ایک علیحدہ فولڈر میں دائر کیا جاتا ہے.

ذاتی ڈیٹا سے متعلق تمام دستاویزات عام اشتراکات سے الگ الگ ذخیرہ کیا جانا چاہئے. ان تک رسائی صرف ہنر مند اہلکاروں محکمہ اور تنظیم کے پہلے سربراہ کی اجازت ہے. تیسری پارٹیوں اور تنظیموں کے ملازمین کی ذاتی ڈیٹا سختی سے ممنوع ہے ظاہر کرنے کے لئے. رعایت عدالتی اور پر قانونی حکام سے دستاویزی ایک باضابطہ درخواست کرنے کے لئے ہے.

ذاتی دستاویزات کو ذخیرہ کرنے کے لئے ایک علیحدہ ہیں معاملات کی حد. فولڈرز اور ایک مقفل کابینہ میں دستاویزات کے خانوں. یہ براہ راست سورج کی روشنی اور اعلی درجہ حرارت کی طرف سے ان کو الگ تھلگ کرنے کا مشورہ دیا جاتا ہے. دستاویزات کی ایک بڑی تعداد کے لئے یہ ایک خاص کمرہ مختص کرنے کی صلاح دی جاتی ہے.

تنظیم کسی مخصوص ملازم کے ساتھ کام کر رہا ہے کے طور پر کی ذاتی فائلوں، پروفائلز اور ذاتی کارڈز جب تک آپریشنل پر محفوظ کی جاتی ہیں. فائرنگ کے بعد، وہ ابلیھیی سٹوریج کو بھیجے جاتے ہیں.

اہلکاروں کے احکامات ان کی اشاعت کے بعد ایک سال کے اندر اندر ذخیرہ کر رہے ہیں. حکام اور دیگر ہدایات ان کے خاتمے تک اسیم. عملے کی بھرتی، اس کے ساتھ ساتھ تعطیلات کا شیڈول سالانہ شائع کر رہے ہیں اور عملے کے محکمہ یا کارروائی کی تکمیل کے بعد ایک سال کے لئے اکاؤنٹنگ میں جمع کیے جاتے ہیں.

عملے کی دستاویزات کے ارکائیونگ

آپریشنل ڈیٹا اسٹور کے عملے کی میعاد ختم ہونے کے بعد عملے پر دستاویزات کی محفوظ شدہ دستاویزات کے لئے بھیجا جاتا ہے. یہ تنظیم یا ایک تیسری پارٹی کے ایک ڈویژن، عام طور پر ریاست کی تنظیم ہو سکتا ہے.

دستاویزات کی فہرست طویل مدتی ارکائیونگ ہونے کے لئے، مندرجہ ذیل:

• ذاتی فائلوں، پروفائلز اور ملازمین کی ذاتی کارڈز استعفے؛
• اسوامک لیبر کتابیں اور اضافہ؛
• ایک کی میعاد ختم شیلف زندگی کے ساتھ عملے پر احکامات اور ہدایات؛
• عملے کی دستاویزات کی تحریک کے سبب رسالے؛
• عملے؛
• چھٹی کے نظام الاوقات؛
• سٹوریج قانون یا کمیشن کی طرف سے کی ضرورت کی ضرورت ہے جس میں دیگر دستاویزات.

عملے کے سیکشن کے ابلیھاگاروں میں دستاویزات ایک سیکریٹری کی تیاریاں. کیس اور تنظیم میں ہر ممکن حد تک دیگر کاغذات، اور کسی مخصوص ادارے میں کنٹریکٹ کے طویل مدتی سٹوریج.

تاریخ فارم کی طرف سے طویل مدتی سٹوریج کے فولڈر کے لئے کاغذات، جلد سے جلد سے شروع ہونے والے. یہ قریبی،، کاغذ کی جسمانی حفاظت کی نگرانی اور اگر ضروری ہو تو کو بنانے اور ایک نقل تصدیق کرنے کے لئے ضروری ہے. تمام صورتوں کو گنا اور جس کے بعد کو انوینٹری کا بنا ہوتا ہے شیٹس، سلی کر رہے ہیں.

دستاویزات کے ساتھ فولڈرز ایک منظم انداز میں رکھا جانا چاہئے. کمرے میں زیادہ سے زیادہ درجہ حرارت اور کم نمی کو برقرار رکھنے، اور براہ راست سورج کی روشنی کے لئے کی نمائش سے بچنے کے لئے ضروری ہے. ریک باقاعدگی rodents اور دوسرے کیڑوں سے دھول اور دستاویزات کی پروسیسنگ کے کمرے سے صاف ہونا ضروری ہے.

ذاتی دستاویزات کی تباہی

طویل مدتی سٹوریج کے باوجود عملے کی دستاویزات کو تباہ کر دیا جا سکتا ہے. اس سے پہلے کہ اس عمل کو اجتماعی ذاتی دستاویزات کے مستقبل کے بارے میں فیصلہ جس میں خصوصی کمیشن کا اجلاس منعقد کر رہا ہے.

تباہی ہمیشہ کمیشن کے تمام اراکین کی موجودگی میں فہرست کے مطابق سختی سے ہو رہا ہے. یہ، پیسنے دبانے اور دوسرے طریقوں کی طرف سے جلانے کی جا سکتی ہے، تباہی.

ذاتی دستاویزات کی تشکیل کثیر جہتی اور متنوع ہے. HR خدمات اور مینجمنٹ کمپنیوں کے ملازمین کو پتہ ہونا چاہئے مناسب طریقے پر عمل کرنے کا طریقہ، سٹور اور تباہ.