ابلیھیی کے ریکارڈ کے انتظام کی تنظیم: GOST، ہدایات، دستاویزات، قوانین. ابلیھیی کے ریکارڈ کے انتظام کے لئے ہدایات

ابلیھیی کے ریکارڈ کے انتظام کے قواعد کاغذات اور اشیاء کی کمپنی کی موجودہ سرگرمیوں میں ملوث نہیں کے ساتھ کام کرنے کے لئے اہم ضروریات پر مشتمل ہے. وہ موجودہ کے مطابق میں تیار کر رہے ہیں ریگولیٹری فریم ورک، ریگولیٹری دائرہ کار پروسیسنگ، تالیف اور معلومات کے اسٹوریج. کلیدی اصطلاحات ابلیھیی ریکارڈز مینجمنٹ کے لئے سیٹ سٹینڈرڈ کے فریم ورک میں استعمال کیا. ٹیکنالوجی اور جدید انفارمیشن ٹیکنالوجی کے استعمال میں اکاؤنٹ ترقی میں ان کا مسودہ تیار کرنے جب. ابلیھیی کے ریکارڈ کے انتظام کی بنیاد کو آگے بڑھانے پر غور کریں.

واقعات

ھدایات ابلیھیی کے ریکارڈ کے انتظام کے لئے سرکاری ایجنسیوں کو لاگو ہوتے ہیں. انہوں نے یہ بھی کام کی بعض اقسام میں مصروف کاروبار کے لئے کی ضرورت ہے. خاص طور پر، قواعد و ضوابط کی وضاحت، رجسٹریشن، تحفظ اور روسی فیڈریشن کی ابلیھیی فنڈ کی دستاویزات کے استعمال کے حصے میں لاگو، ریاستی املاک کا حوالہ دیا.

ادیموں کی تقسیم، فلم، phonographic، ویڈیو، تصاویر، نقشے، سائنس اور ٹیکنالوجی، ٹیلی میٹری معلومات، منصوبہ بندی اور رپورٹنگ میں مذکور دفعات کی طرف سے حکومت کے ساتھ کام کرنے.

ڈیوٹی اور (1994 اور 1998. سے) آریف AF کی دستاویزات کا عارضی اسٹوریج کے لئے (1993 سے) شعبہ قانون سازی کی بنیاد فراہم کرتا ابلیھاگاروں میں تنظیموں، پوزیشن بنانے کا حق. ریگولیٹری فریم ورک علاقائی اہمیت کے قانونی کارروائیوں کی تشکیل. سمجھا قواعد دستاویزات پر لاگو نہیں کرتے، کام وفاقی قانون کی طرف سے باقاعدگی سے کیا جاتا ہے کہ 5485-1 № اور صدارتی حکم 30.11.1995 سے № 1203،

تکمیل

یہ انٹرپرائز یونٹس کی دستاویزی فلم بیس کی ایک منظم ذخیرہ کاری کی ہے. چننا تعین کرنے میں شامل ہیں:

1. ذرائع کا کہنا ہے.
2. مواد کی ساخت موصول ہونے کی.

اس سرگرمی کے حصے کے طور پر بھی محفوظ شدہ دستاویزات دستاویزات کی براہ راست کی منتقلی پر کیا جاتا ہے. ذرائع ذیل ہیں:

1. انٹرپرائز یونٹس.
2. جسمانی افراد.
3. ماتحت ساخت.

مواد کی ساخت

ابلیھیی ریکارڈ کے لئے کے انتظام کی ہدایات کہ حصول عارضی طور پر کیا جاتا ہے (10 سال سے زیادہ) مقدمات اور مستقل سٹوریج تعین کرتا ہے. اس کے علاوہ عملے کے بارے میں معلومات کا خلاصہ. معاملات میں جہاں کم 10 سال کی شیلف زندگی، ایک اصول کے طور پر، تاریخی دستاویز منتقل نہیں کر رہے ہیں. انہوں انٹرپرائز کے متعلقہ حصوں میں موجود ہیں. ایسی چیزوں کی شیلف زندگی کے اختتام پر تباہ ہو جائیں گے. انفرادی کردار کی تفصیلات کے مالک کی درخواست پر منتقل کر رہے ہیں. اس کے بعد، وہ مستقل مواد کے لئے ریاستی محافظ کو بھیجے جاتے ہیں. ٹرانسفر بھی مواد انٹرپرائزز اگردوت اور ختم ماتحت ڈھانچے ہوں گے.

ابلیھیی کے ریکارڈ کے انتظام اور نام

انٹرپرائز کی معلومات کے مواد کے ساتھ کام کارکردگی کا مظاہرہ مجاز ملازمین، مقدمات کی ایک منظم فہرست بناتے ہیں. انہوں نے کہا کہ سے Nomenklatura بلایا. اس کے قیام میں اشارہ کرتا ہے کی شیلف زندگی مواد. ابلیھیی ریکارڈ کے لئے کے انتظام دستی کی نگرانی اور نام کا مسودہ تیار کرنے میں سروس کی فراہمی میں سہولت فراہم کرنے کے مجاز ڈویژن مشروع. منظم فہرست مستقل اور عارضی (تک 10 سال) سٹوریج کی معلومات مواد کے ذخائر کے قیام کے لئے بنیاد کے طور پر کام کرتا ہے. نام بھی ایک اہم اکاؤنٹنگ دستاویز ہے. اس سے کم 10 سال کی مدت سمیت عارضی اسٹوریج کے مقدمات کی رجسٹریشن کے لئے استعمال کیا جاتا ہے. کارکردگی کارڈ فائل کارروائیوں کی ترقی جب قائم نام systematization اسکیم پر استعمال کیا جا سکتا ہے.

درجہ بندی

ابلیھیی ریکارڈ رکھنے کے انتظام کے نام کی تین اقسام پر کیا جاتا ہے:

1. عام.
2. مثالی.
3. (ایک خاص کمپنی کے لئے) انفرادی.

سب سے پہلے اسی طرح کے اداروں میں پیدا مال کی ساخت کا تعین کرتا ہے. سٹینڈرڈ نام ایک ریگولیٹری دستاویز سمجھا جاتا ہے. لگ بھگ systematization اس کی کارروائی کی طرف سے احاطہ کرتا رہے ہیں کہ کاروباری اداروں، انڈیکس اشارہ کے لئے معلومات کے مواد کے تقریبا ساخت کا تعین کرتا ہے. یہ ایک سفارشی کردار ہے. systematization کی ان اقسام، ایک فرد کی حد کی تشکیل میں استعمال کیا جاتا ہے اور تبدیلیوں کے بغیر اس میں منتقل کر دیا.

تیاری کی خصوصیات

ابلیھیی انٹرپرائز ریکارڈز کے انتظام کے لئے دستاویزات ساخت یونٹس کے نام کے مطابق تجویز کردہ فارم کو systematized کا. مؤخر الذکر اتفاق کیا اور رہنماؤں نے دستخط کیا جانا چاہئے.

انٹرپرائز کے نام جنرل شکل میں بنایا گیا ہے. اس محفوظ شدہ دستاویزات کے سربراہ یا انچارج شخص، سروس کی فراہمی کے سربراہ یا کسی مجاز ملازم نے دستخط کر دستخط کر رہا ہے. نام کے ماہر کمیشن کی طرف سے منظور ہونا ضروری ہے، اور پھر کمپنی کے ڈائریکٹر کی طرف سے منظوری دے دی. ان کے طریقہ کار کو لے کر بعد انٹرپرائز کی ساخت ڈویژنوں کے سربراہان متعلقہ حصوں کا ایک اقتباس فراہم کی.

آنے والے سال کو موجودہ دور کے آخری سہ ماہی میں قائم کے لئے نام. ہم آہنگی 5 سال میں کم از کم 1 بار کیا جاتا ہے. آپ ساخت اور انٹرپرائز کے افعال، ایک نئے نام تبدیل کرتے ہیں تو.

امور کی تالیف کے لئے طریقہ کار

گروہ بندی کو بلایا فارمیشن نام کے مطابق کارکردگی کا مظاہرہ کیا کام کرتا ہے. ابلیھیی کے ریکارڈ کے انتظام کی تنظیم کے فولڈر کے نام کے مطابق معلومات کی systematization بھی شامل ہے. ڈپلیکیٹ کاپیاں اور ڈرافٹس کی گروہ بندی کی اجازت نہیں. مستثنیات اعلی قدر کی گاڑیاں ہیں. واپس کیا جا کرنے کے لئے ایک کاغذ فولڈر میں رکھا نہیں کیا جانا چاہئے.

ابلیھیی ریکارڈ رکھنے کو برقرار رکھنے، ایک مرکزی ہینڈلنگ مواد خدمت کی معلومات رزق میں کارکردگی کا مظاہرہ کریں اور ایک وکندریقرت پر ہے - دونوں ساخت یونٹس، اور اس سے اوپر ڈویژن. گروپ بندی سٹوریج میڈیا کی حفاظت کے ذمہ دار افراد کی براہ راست نگرانی میں کارکردگی کا مظاہرہ کر رہا ہے. اگر ضروری ہو تو، ریاست آرکائیو میں ملوث ملازمین ہو سکتا ہے.

اہم ضروریات

ابلیھیی کے ریکارڈ کے انتظام کے قواعد و ضوابط کی ضروریات کے مطابق میں سے کیا جاتا ہے. ساتھ فولڈرز کی تشکیل میں معلومات کیریئرز مندرجہ ذیل ضروریات کو پورا کرنے کے لئے کی ضرورت ہے:

1. عارضی اور مستقل ذخیرہ کرنے کے لیے معدنیات الگ الگ گروپ ہیں.
2. فولڈر ایک کاپی میں کاغذ کے ہر شامل ہے.
3. فولڈر سے ایک کیلنڈر سال کے لئے موجود مواد ہونا چاہئے. اس ضابطے کی، تاہم، مستثنیات موجود ہیں. ان میں شامل ہیں:

• ذاتی فائلوں، جس میں متعلقہ ملازم کی پوری مدت کے دوران بنائے گئے ہیں.
• مواد اور ان کے ساتھ منتخب قائمہ کمیٹیاں، ڈپٹی گروپ، جلسہ تقسیم اسناد کی مدت میں regimented کے ڈھانچے؛
• کاغذ تعلیمی اداروں، پھانسی اور ایک تعلیمی سال میں گروپ؛
• تھیٹر مواد، موسم کی سرگرمیوں characterizing کے؛
• اسی تاریخوں، اور.

فولڈر زیادہ نہیں 4 سینٹی میٹر کی موٹائی میں 250 سے بھی کم شیٹس ہونا ضروری ہے.

انتظامی کارروائیوں کی گروپ بندی

ابلیھیی کے ریکارڈ کے انتظام کی معلومات کیریئرز کی مختلف اقسام کی systematization ضرورت ہوتی ہے. وصف اور انتظامی کارروائیوں سمیت ان. وہ درخواستوں کی قسم اور ترتیب کے مطابق گروپ بندی کر رہے ہیں:

1. انضباطی کارروائیوں کی طرف سے منظوری دے دی کے آئین کی دفعات annexes کے طور پر کام. وہ ایک دوسرے کے ساتھ مربوط کردیا جاتا ہے. دفعات، ضوابط، قوانین علیحدہ کارروائیوں کے طور پر منظوری دے دی گئی ہے، انفرادی مقدمات میں ان کو سویوستیت.
2. آرڈرز اور ان کے نفاذ کے لئے اعلی ڈھانچے کے فیصلوں انٹرپرائز کے علاقوں کی طرف سے گروپ ہیں.
3. آرڈرز کے اہلکاروں سے متعلق برقرار رکھنے کی مدت کے مطابق systematized کا. معلومات معدنیات کمپنی کے مختلف اطراف پر سمیچین کارروائیوں، گروپ الگ الگ کی ایک بڑی مقدار کے ساتھ.
4. سرگرمی کے اہم علاقوں میں آرڈرز عملے پر کارروائیوں سے علیحدہ systematized کا کر رہے ہیں. مثلا، ابلیھیی کے ریکارڈ کے انتظام کے حکم ایک ہی فولڈر میں شامل ہے، اور ذمہ دار ڈویژن کے سربراہ کے تقرر کیا جاتا ہے - ایک اور کرنے کے لئے.
5. منظور شدہ حدود، رپورٹس، اندازوں، اشیاء کے حساب سے فہرست، اسی طرح کی منصوبہ بندی اور. ان منصوبوں سے الگ گروپ.
6. ذاتی فائلوں میں دستاویزات کا مقام وہ موصول ہونے کی ترتیب میں کیا جاتا ہے.
7. چہرے عملے اجرت کے بل الگ الگ فولڈر میں systematized کا. انہوں نے حروف تہجی کی ترتیب میں کا اہتمام کر رہے ہیں.
8. شکایات، تجاویز، کمپنی کی سرگرمیوں کے متعلق شہریوں کی شکایات، ان کے غور اور عمل کے ریکارڈ کو الگ الگ ذاتی معاملات کے لئے افراد کی شکایات سے گروپ ہیں.
9. خط و کتابت کی systematics عام طور پر تاریخ آرڈر میں ایک کیلنڈر کی مدت میں کیا جاتا ہے. اس صورت میں، جوابات کے سوالات کے بعد رکھا جاتا ہے. جس میں گزشتہ سال میں شروع کر دیا ایک خاص موضوع پر خط و کتابت کی تجدید کی صورت میں، دستاویزات کو موجودہ دور کے فولڈر میں شامل. اس صورت میں گزشتہ سال کی شہادت کی طرف اشارہ کرتا ہے.

معلومات کیریئرز safekeeping کے لئے قبول بنانا

ابلیھیی کے ریکارڈ کے انتظام کے کاغذ کی دستاویزات کے ساتھ کام، ساخت یونٹس کے لئے ضروریات کی ایک بڑی تعداد فراہم کرتا ہے. کیریئرز بنانا جزوی یا مکمل ہو سکتا ہے. یہ سٹوریج کی وقت پر منحصر ہے. مکمل رجسٹریشن عارضی دستاویزات (10 سال سے زیادہ)، ایک مستقل مواد، کے ساتھ ساتھ عملے پر کارروائیوں کے سلسلے میں کیا جاتا ہے. یہ شامل ہے:

1. hardcover کے / باندنے کی مشین فولڈر.
2. شیٹس کی نمبرنگ.
3. صفحہ دید گواہ ڈرائنگ.
4. اندرونی انوینٹری کی تشکیل ضروری ہو تو.
5. کی تفصیلات کے ایڈجسٹمنٹ بنانے کا احاطہ شیٹ. وہ صنعت کے تو پر فولڈروں کے رجسٹریشن نمبر، انتہائی تاریخوں، اور نام کو چھو کر سکتے ہیں.

حصے میں تیار کی کم سے کم 10 سال کی مدت سمیت عارضی اسٹوریج، کے لئے مواد. لہذا، یقین دہانی لیبل کا نہ ہو، فولڈر، نہ گنا فہرستوں میں مائبھوتیوں کی systematization باہر لے جانے کی اجازت نہیں.

باریکیوں

ابلیھیی کے ریکارڈ کے انتظام - ایک سرگرمی ہے جس میں ماہرین نہ صرف حفاظت کی معلومات کیریئرز، بلکہ ضرورت پڑنے چاہئے ان کے ساتھ کام کرنے کا موقع فراہم کرتے ہیں. اس مقصد کے لئے، اعمال فولڈر، ایک گتے کا احاطہ میں چار پنچر کی طرف سے دائر قیام. انہوں نے یہ بھی تمام کاغذات میں نصوص، قراردادوں، ویزے کی تاریخوں پڑھنے کے امکان پر غور کر پابند کرنے کی اجازت ہے.

تمام دھاتی بندھن کی گروہ بندی کی تیاری میں ہٹا دیا جاتا ہے. مستقل اسٹوریج اور خاص طور پر قابل قدر ہے یا اسنروپت کارروائیوں پر مشتمل لئے ارادہ معدنیات ڈور کے ساتھ تین والو مسدود فولڈر میں یا خصوصی خانوں میں موجود ہیں.

جب ایک ذاتی نوعیت کی اسوامک دستاویزات (کام کی کتابیں، کارڈ، فوجی کارڈز، وغیرہ) میں موجود ہے. وہ ایک الگ لفافہ میں ڈال دیا اور مال کے باقی کو اس کی دائر کر رہے ہیں. فولڈر کے آخر میں موجود ایک خالی شیٹ دید گواہ ہونا ضروری ہے. فولڈر کے آغاز میں اندرونی انوینٹری کے لئے فارم sutured. حفاظت اور عربی پوائنٹس کے ساتھ شمار کاغذ کے ہر شیٹ کے انتظامات کے حکم کو یقینی بنانے کے لئے. اس اصول کے صفحے پر لاگو نہیں ہوتا، اور انوینٹری کے لئے گواہی فارم. نمبر اوپری دائیں کونے میں پنسل میں ڈال دیا جاتا ہے.

شیٹ دید گواہ

اس حکم کے مطابق بنایا گیا ہے. اس کے الفاظ اور اعداد و شمار پر مشتمل ہے:

1. نمبر کے ساتھ شیٹس کی تعداد.
2. اندرونی انوینٹری کے صفحات کی تعداد.

شیٹ گواہ بھی وضاحتی تعداد مقرر. خاص طور پر، اشاریہ جات، لاپتہ کوڈ، صفحہ نمبر اتنے پر glued تصاویر، بڑے فارمیٹ صفحات، اور ساتھ وہاں حروف یا نہیں کا تعین کرنے کے لئے. اس کے علاوہ، شیٹ پر، فولڈر میں پرنٹنگ برو شر کی موجودگی اس بات کی نشاندہی ہے کہ وہ مرکزی نمبر میں نشان لگا دیا گیا ہے تو. شیٹ دید گواہ vised سنکلک. فولڈرز کی حیثیت اور ساخت میں بعد میں ہونے والی تبدیلیوں کے متعلق کارروائیوں کے حوالے سے اس پر نشان لگا دیا جائے چاہئے. یہ ایک فولڈر یا اس میں دستاویز کے آخری صفحے کے ایک نیٹ کاروبار کے ابتدائی صفحے پر شیٹ دید گواہ بنانے کی اجازت نہیں.

اندرونی انونٹری

یہ سٹوریج اور اکاؤنٹنگ کی معلومات کے مواد کا وقت (10 سال سے زیادہ ہے) اور مسلسل مواد کے لئے قائم ہے. دستاویزات کی مختلف قسم کی طرف سے پیدا کاروباروں کے لیے مرتب کیا جیسا اندرونی انوینٹری، عنوانات جس کے مندرجات ظاہر نہیں کیا گیا. فارم فولڈر کے اشاریہ جات، عنوانات، تاریخوں، اور صفحات کی تعداد میں حملوں کے سیریل نمبرز پر اعداد و شمار پیش کرنا چاہئے.

اندرونی انوینٹری کے لئے خلاصے ریکارڈ منسلک ہے. یہ اعداد و شمار اور الفاظ میں اس میں شامل دستاویزات کی تعداد، طور پر ساتھ ساتھ جو قیام شیٹس کی تعداد بیان کی. اندرونی انوینٹری سنکلک توثیق کرتا ہے. ایک فولڈر پابند یا اسٹیپل کیا جاتا ہے تو فارم کے بغیر مرتب کی فہرست سامنے کا احاطہ کے اندر کے ساتھ منسلک کیا جاتا ہے.

مواد کی ساخت میں تبدیلی فولڈر "نوٹس" میں ظاہر کیا جانا چاہئے. خاص طور پر اس کے ہٹانے، کاغذ نقول کی تبدیلی، ایک فولڈر میں اضافی دستاویزات بشمول مراد ہے. ایک ہی وقت میں متعلقہ کارروائیوں کا حوالہ نیچے رکھ دیا. اگر ضروری ہو تو، اندرونی انوینٹری کا خلاصہ بیان پرچہ نیا اندراج، اسی طرح فولڈر کا مشاہدہ کے شلالیھ طرف سے قائم کیا جا سکتا ہے.