محفوظ شدہ دستاویزات کمرے کی ضروریات کے لئے. تنظیموں آرکائیو کے بنیادی قوانین

محفوظ شدہ دستاویزات ایک تنظیم کی ایک علیحدہ ساخت یونٹ کی شکل میں ہو یا دفتر کی زندگی کا ایک لازمی حصہ ہو سکتا ہے. یہ ایک موجودہ دستاویز کی مقدار پر منحصر ہے.

یہ منظم کرنے کے لئے کس طرح

کسی بھی کاروبار یا تنظیم کا ایک آرکائیو مخصوص اقدامات کا ایک سیٹ کی ضرورت ہوتی تشکیل:

1. آپ کی دستاویزات کو ذخیرہ کرنے کے لئے مناسب سٹوریج کی جگہ کو منتخب کرنے اور اسے صحیح طریقے سے لیس کرنے کی ضرورت ہے.
2. کیئر معیار کو پورا ہے کہ حالات پیدا کرنے کی کارروائی کی جانی چاہئے.
3. خریداری اور محفوظ شدہ دستاویزات کے لئے ضروری سامان نصب کرنے کے لئے - اس قول کی تکنیکی نقطہ کے ساتھ اسے لیس کرنے کی ضرورت ہے.
4. مخزن تمام ضروری دستاویزات کے ارکائیونگ کی تنظیم کے لئے طریقہ کار کے منظم کرنے کی پابند ہے.
5. اس ترقی یافتہ اور یونٹ کے ریگولیٹری فریم ورک کی طرف سے منظور ہونا ضروری ہے.

ان اقدامات پر عمل درآمد محفوظ شدہ دستاویزات دستاویزات کی حفاظت اور مطلوبہ حالت میں ان کو مدنظر رکھتے ہوئے یقینی بناتا ہے.

archivist کون ہے

اور کیا ضروریات محفوظ شدہ دستاویزات اور دستاویزات کی مزید سٹوریج کی تنظیم میں مصروف ہو جائے گا کہ کارکنوں کے لیے کر رہے ہیں؟ انہوں نے مثال کے طور پر مشترکہ عہدوں اور ان کیپر، ایک سیکرٹری یا ایک استقبالیہ ہو سکتا ہے؟

Archivist - ایک ماہر جس کا کام ابلیھیی سرگرمیوں کو منظم کرنے کی ہے. اس کے سپرد کی دستاویزات کی حفاظت کے لئے، وہ پوری ذمہ داری دیتا ہے. اس کا کام ریاستی محافظ کے ادارے میں ایک مخصوص ہدایات یا اس سے بھی (اگر ضروری ہو تو) انٹرنشپ گزر کے بغیر ممکن نہیں ہے.

اس کے افعال کو ایک اور ملازم جز وقتی کام کر رہا ہے کہ میں منتقل کیا جا سکتا ہے. عام طور پر، archivist ذمہ داریوں کیس رقم دستاویزات کے ساتھ جمع کیا کافی بڑی ہے جہاں میں انفرادی کارکن کو تفویض کر رہے ہیں. بڑی تنظیموں میں، اس مقصد کے لئے ایک علیحدہ مراسلہ عملے کی بھرتی کی. اس صورت میں، تاہم، یہ عام طور پر archivist کے سپرد کی اقسام کی وضاحت ایک کام کی تفصیل، کے ساتھ ساتھ اس کے حقوق و فرائض پر مشتمل ہے.

اہم بات - طریقہ کار

مقدمات ایک خاص طور پر تیار گرافکس کے مطابق محفوظ شدہ دستاویزات کی تنظیم کو منتقل کیا. اس کے ڈرائنگ محکموں، دستاویزات ترسیل اور archivist طرف سے منظور کریں گے جو ہر ایک کے سر کے ساتھ اس بات پر اتفاق کیا جائے ہے. محفوظ شدہ دستاویزات میں کام دستاویزات چونکہ صرف (اگر قابل اطلاق ہو) محفوظ کیا جاتا ہے، بلکہ کبھی کبھار استعمال کیا، ان کے مسئلے کے قوانین کا تعین آپ کی تنظیم، کے ساتھ ساتھ بیرونی اسٹیک ہولڈرز درخواستیں جمع.

دستاویزات کی ڈیلیوری رجسٹریشن کی بعض کتابوں میں منایا جائے. ضروریات، احکامات، اعمال رجسٹریشن کے عمل کے لئے تیسرے فریقوں کے طریقہ کار کا عارضی استعمال کرنے کے مقدمات کی منتقلی پر (دوسروں کے درمیان ان کے پراسیکیوٹر کے دفتر اور عدالت شامل ہو سکتے ہیں) موجود ہیں. اس کے اپنے ملازمین کی ایک ماہ تک، اور تین تک ماہ کے لیے اجراء دستاویزات - پارٹی ڈھانچے کے نمائندوں.

تنظیموں آرکائیو کے بنیادی قوانین

انتظامیہ کی جانب سے منظور شدہ خصوصی دفعات کی بنیاد پر محفوظ شدہ دستاویزات، کے ساتھ ساتھ کسی بھی ساخت یونٹ کام کرتا ہے. ان کے کام میں اس کے ملازمین ان کے اپنے کام کی وضاحت پر عمل پیرا. کمپنی کی طرف سے اپنایا دفعات، تاریخی دستاویز کے بنیادی قوانین (ضروری دستاویزات کے حقوق اور ذمہ داریاں اور ساخت کے فعال اقدام کی حیثیت) باہر کا تعین کرتا. اس کے بنیادی کاموں کی طرف سے شامل ہیں:

1. دستاویزات کی محفوظ شدہ دستاویزات کی تکمیل، جس کی تشکیل ضابطے کی ایک علیحدہ سیکشن میں مندرج ہے.
2. مواد کے ریکارڈ کو برقرار رکھنے اور ان کو محفوظ رکھیں.
3. امداد کو تلاش دستیاب دستاویزات کے تیار کرنے کے لئے.
4. آپ محفوظ شدہ دستاویزات کے مواد میں ذخیرہ شدہ طریق کار کو استعمال کرنے کی اجازت دیتا ہے.

آپ کی تنظیم دستاویزات ہے تو کہ روسی فیڈریشن کی ابلیھیی فنڈ سے متعلق ہو سکتا ہے، اس کے بعد کی تیاری اور محفوظ کرنے کی حالت میں مستقل ذخیرہ کرنے کے لیے انہیں پیش ساخت یونٹ کے خارجی مسائل میں سے ایک ہے.

اس کی فعالیت

محفوظ شدہ دستاویزات تقریب کو منظم طریقے سے اس کے کاموں سے اخذ کرتے ہیں. اہم ہیں مندرجہ ذیل ہیں:

1. یہ ہے کہ حصول کے ان کے اپنے ذرائع، تنظیموں یا کاروباری یونٹس کی فہرستوں کو برقرار رکھیں.
2. ایک منظم انداز میں safekeeping کے لئے کاغذات ان میں سے لے لو.
3. اکاؤنٹ میں مواد کو لے لو اور ان کے مکمل حفاظت کو یقینی بنانے کے.
4. تشکیل اور ایک آن لائن کی مدد کے نظام، ابلیھیی دستاویزات سے متعلق برقرار رکھنے.
5. برتاؤ کی معلوماتی سروس مینجمنٹ اور تنظیم کے تمام ساخت یونٹس.
6. مسئلہ منظم کریں اور غور کریں اور استعمال کرنے کے عمل کا تجزیہ کرنے، افراد اور دیگر تنظیموں کی ضروریات کے مطابق میں دستاویزات کا استعمال کرتے ہیں.
7. شہری سماجی اور قانونی نوعیت کی درخواستوں کے بیانات اور سرکاری ردعمل تیار کریں.
8. ایک دستاویز کی قدر کے امتحان پر سرگرمیوں لے، (تنظیم ابلیھاگار کے حصول کے اوپر کے ذرائع میں سے ایک ہے جب صورت میں) ایک میونسپل یا ریاست آرکائیو میں مستقل اسٹوریج میں نقطہ نظر کے ساتھ، منظم، کارروائی کی منتقلی.
9. ذرائع کے حصول میں قیام، تاریخی دستاویز کی فائلوں کی درست جانچ پڑتال کریں - ان کے اپنے ساخت یونٹس اور دیگر تنظیموں میں دونوں.
10. کاروبار انٹرپرائز نام رکھنے پر کام کو منظم کرنے کے لئے.
11. ہر ایک سنرچناتمک ذیلی تقسیم کی دستاویزات کے ساتھ عملی اور methodological مدد فراہم کریں.
12. آرکائیوز اور ریکارڈ کے انتظام کی ترقی میں شرکت کریں.
13. کے انتظام کی تشہیر سے متعلق عہدوں پر archivists اور ملازمین کی تربیت کے مقصد کے لئے منعقد کی تقریبات میں شرکت کرنے کے لئے.

اسے رکھنے کے لئے کہاں

اب ہمیں کیا محفوظ شدہ دستاویزات کمرے کی ضروریات کے لئے ہے غور کرتے ہیں. غور کیا جانا چاہئے کہ کیا کے سب سے زیادہ اہم، - کسی بھی صورت لکڑی عمارتوں کے پرانے کردار عمارتوں کی عمارتوں میں اس کی اجازت نہیں، خام ہو سکتا ہے جس میں رکھنے کے لئے نہ صرف اہم کمرے، لیکن تہہ خانہ کے ساتھ کے attics، کے ساتھ ساتھ عمارتوں میں، سٹو حرارتی ہے.

مجموعی طور پر ایک ہی ساخت کے کاغذ کی دستاویزات کی سٹوریج کے لئے مرضی کے مطابق کیا جاتا ہے تو، اس کے بعد ایک آرکائیو ضروری ایک الگ تھلگ کمرے مطلب.

مستقبل قریب میں آپ کی تنظیم کو اس کے اپنے محفوظ شدہ دستاویزات قائم کرنے کا ارادہ رکھتی ہے تو یہاں آپ کو تیاری کے عمل میں غور کیا جانا چاہئے کہ ضروریات کی فہرست کے ساتھ اپنے آپ کو واقف کرنے کا موقع ہے. احتیاط سے اور محفوظ طریقے سے تمام ضروری دستاویزات کو ذخیرہ کرنے کے لئے - اس لیے، جس کا مشن محفوظ شدہ دستاویزات کے کمرے، کے لئے اہم تقاضے کیا ہیں؟

کیا ضرورت ہے ان کی فہرست پر دستیاب بنایا جائے

1. محفوظ شدہ دستاویزات.
2. کمرے دستاویزات کا استقبال، عارضی اسٹوریج اور acclimatization کے لئے ڈیزائن کیا گیا ہے.
3. کمرہ جس میں دستاویزات کو استعمال کیا جائے گا.
4. آپریٹنگ کمرے (یا کمروں) ملازمین کے لئے.

خلا کافی نہیں ہے جب ...

کیس کی فائل کمرے کی جگہ اس کے تحت اغوا کے امکان کی اجازت نہیں دیتا میں جہاں کئی کمروں سرشار ایک کی جگہ partitions کے ذریعے الگ زون میں تقسیم کیا جانا چاہئے. سختی سے اس معاملے میں پر التزام کیا جانا ہے جس کے بنیادی ضرورت، - ایک سے دستاویزات کی ایک اور اسٹوریج مقام الگ تھلگ اور ان کے ساتھ کام کرتے ہیں.

ایک الگ کمرے میں یا خاص طور پر تعمیر اور ایک بیک اپ کے طور پر استعمال ایک دستاویز سٹوریج کی عمارت کے طور پر مرضی کے مطابق ایک کی ضرورت ہے، آگ کے امکان کی شرائط میں ایک خطرہ لے کر اشیاء سے ہٹا دیا جائے گا. ایک مثال ذکر کیا جا سکتا ہے کے طور پر گاڑی پارک، گیراج اور پٹرول اسٹیشنوں ہیں. عمارت یا احاطے محفوظ شدہ دستاویزات کے قریب قربت میں ہے کہ فضائی آلودگی کے ذرائع کے طور پر خدمت کی اشیاء نہیں ہونا چاہئے.

مثالی طور پر، فائلوں ہمیشہ اس عمارت کو تمام ضروری قواعد و ضوابط کی تعمیر کے لئے صرف نامزد ایک علیحدہ، میں رکھا جانا چاہئے. لیکن، بدقسمتی سے، حقیقت اس کے شرائط بتا رہا ہے، اور سب سے زیادہ تنظیموں میں، دستاویزات، پہلے سے موجود سہولیات میں محفوظ کیا جاتا تبدیل کیا اور اس مقصد کے لئے مرضی کے مطابق.

بات کرنے کے لئے یہ ٹھیک

محفوظ شدہ دستاویزات کی عمارتوں اور احاطے کو انضباطی تقاضوں سے واقف ہے. وہ مندرجہ ذیل ہیں:

1. عمارت، جس میں سٹوریج کا مستقبل ہے سمجھا جاتا ہے انتظامی کی تعداد سے رجوع کرنے کی ضرورت ہے. یہ سختی کیٹرنگ کی خدمات، خوراک کے گوداموں، دکانوں جولنشیل مادہ اور جارحانہ کی قسم کی طرف سے موجود ہیں جہاں محفوظ شدہ دستاویزات، کے ساتھ ساتھ متعلقہ کیمیکل ٹیکنالوجی کا اطلاق رکھنے کے لئے ممنوع ہے.
2. خارج کر دیا گیا ایک unheated کمرے میں رکھ اور جہاں حفظان صحت کی ضروریات کے ساتھ عمل نہیں. پرانی ابلیھاگاروں عمارت کے unacceptability اوپر ذکر پر.
3. اس محفوظ شدہ دستاویزات کے کمرے کے لئے آگ تقاضوں کو پورا کرنے کے لئے خاص طور پر اہم ہے. ممکن آگ کے لئے اس کی حفاظت - دستاویزات کی محفوظ ذخیرہ کا بنیادی شرائط میں سے ایک. جنوری 2009 میں وزارت روس کی ثقافت کے ایک حکم نمبر 3 روسی فیڈریشن کی حکومت اور میونسپل ابلیھاگاروں کی آگ کی حفاظت کے خصوصی قوانین میں مقرر ریگولیٹری کی ضروریات کا ایک سلسلہ اپنایا جاری. مطلوبہ دستاویز سٹوریج ضوابط کے آلہ کی ناکام رہتے ہیں بغیر مشاہدہ کیا جائے گا جب.
4. عمارت کے ڈیزائن سیلاب کے ناممکن کو یقینی بنانے کے لئے ہے. کمرے میں ایک ہنگامی راستہ ہے کرنے کی ضرورت ہے. کسی بھی حالت میں اس کے ذریعے اہم پائپ (پانی بیئرنگ یا گیس) گزر جائیں گے.

یہ تہہ خانے میں جگہ کا تعین دائر کرنا ممکن ہے؟

یہ تہہ خانہ کے کمرے، اس طرح اٹاری خلا طور اوپری منزل یا تبدیلی میں ابلیھیی سٹوریج کی جگہ کا تعین کرنے کی سفارش کی نہیں ہے.

ہنگامی حالات میں اس اصول سے مستثنی ہو سکتے ہیں. بیسمیںٹ خشک اور اچھی طرح گرم، میکانی وینٹیلیشن کے ساتھ لیس ہے، قابل ایک یا دو گھنٹے ٹرپل سانس لینے کے لئے فراہم کرنے کے لئے، جب انہوں نے قبول کر رہے ہیں. لافٹ یا اٹاری لئے محفوظ شدہ دستاویزات ممکن صرف مناسب درجہ حرارت اور نمی کے حالات جو کہ فراہم کی جاتی ہے.

احاطے کے لئے ایک بہت اہم ضرورت وائرنگ کے آلہ کے لئے احترام کے ساتھ محفوظ شدہ دستاویزات. اس سے airtight ساکٹ کے ساتھ بند کر دیا جائے کرنے کے لئے واجب ہے. پورٹیبل الیکٹریکل سامان کی رسیوں ربڑ کی موصلیت کے ساتھ فراہم کی جاتی ہیں. گھر کے اندر رکھ دیا گیا نہیں کیا جانا چاہئے یا فرش سرکٹ بریکر کی عام اسٹوریج.

منتخب شدہ غیر صفائی اور ابلیھیی رپاجٹری ختم لئے عمارت کے مواد کے طور پر غیر corrosive مواد. extinguishing نظام دستاویزات کے لئے محفوظ نیوٹرل کے اسباب، کے ساتھ لیس کیا جانا چاہیے. اس دکان میں آگ کا استعمال کرنے کی اجازت نہیں ہے، ہیٹر یا جگہ غیر ملکی اشیاء شامل ہیں.

مختصر کرنے کے لئے

محفوظ شدہ دستاویزات کمرے میں سب سے بڑھ ضروریات کے ساتھ عمل میں منتخب کردہ علاقے میں کمی کے بعد، استعمال کے لئے مناسب یا درجہ نامناسب پر حتمی فیصلہ لے. ممکن سینیٹری کا اور جانپدک اسٹیشن اور ریاست آگ نگرانی کی جانچ پڑتال کے بعد ایسا فیصلہ لے لو. تفصیلی امتحان کے طریقہ کار کے بعد شیڈول کیا جاتا ہے جہاں کہیں بھی محفوظ شدہ دستاویزات رکھا جا سکتا.

اس کا مقصد -، بڑے ساخت استحکام کا معائنہ کرنے (محفوظ شدہ دستاویزات کے لئے سامان اور ذخیرہ دستاویزات کے وزن) ممکنہ بوجھ کے حساب میں فرش کے درمیان وورلیپ کی طاقت کو یقینی بنانے، دستیابی اور وینٹیلیشن اور حرارتی نظام کی موجودہ حیثیت کی جانچ آگ کا کمرہ واضح اور اس بات کا تعین کرنے کے لئے مناسب سطح.

تمام متعلقہ خدمات کی تنظیم (عام طور پر مستقبل محفوظ شدہ دستاویزات کے ملازمین) کے نمائندوں، اور ملازمین کے طور پر ملوث آڈٹ میں - وغیرہ .. بلڈنگ، آگ، سیکورٹی، امتحان کے نتائج کا آخری ایکٹ کی تیاری میں عکاسی کر رہے ہیں.