انٹرپرائز میں کام کے فلو کو. انتظام، پروگرام دستاویز اور ریکارڈ رکھنے

دستاویز کی گردش کا میشن ایک اندازہ ہے جس میں تقریبا تمام جدید کاروباری اداروں کا استقبال ہے. یہاں تک کہ چھوٹے کمپنیاں مختلف دستاویزات کے بڑے پیمانے پر کام کرتے ہیں، بشمول خطوط، بجٹ، رسید، معاہدے اور تمام اقسام کی ضروریات شامل ہیں. اس وجہ سے یہ ہے کہ عملی طور پر ہر جدید تنظیم دستاویز کی گردش کے آٹومیشن کے طور پر استعمال کرنے کی کوشش کرتا ہے، جس میں اعداد و شمار کی تکمیل اور حفاظت، مختلف معلومات کی تلاش اور ذخیرہ کرنے کی سہولت، اور اس کے ہم آہنگی کے لئے لازمی وقت کے زیادہ سے زیادہ اصلاحات کو یقینی بناتا ہے.

یہ کیوں ضروری ہے؟

عملی طور پر کسی بھی کمپنی میں، ملازمتوں کو ان معلومات کو تلاش کرنے کا بہت وقت ملتا ہے، اور اعداد و شمار کے ساتھ بات چیت کرتے ہیں کہ یہ تقریبا نصف وقت لگتی ہے. یہ بھی ایسا ہوتا ہے کہ آپ کو "کہیں" وجود میں موجود کچھ دستاویزات دوبارہ دوبارہ لاگو کرنے کے بجائے ایک نیا بنانا ہوگا. بالکل معیاری ایسی صورت حال ہے جس میں کسی بھی معاہدے کا ذریعہ متن کمپیوٹر کے ایک وکیل کے ساتھ ہے، اور اکاؤنٹنگ کے عمل کے ساتھ معاہدے کے عملدرآمد کے ساتھ سیکیوریزیز کے لئے اکاؤنٹنگ اندراجات، اکاؤنٹنگ اور سرٹیفکیٹ کاغذی شکل میں مالیاتی شعبہ میں رکھی جاتی ہیں، اور معاہدے سے متعلق مطابقت رکھتی ہے. کام ملازمتوں کے میل باکس میں ہے. اس طرح کے "سپراول" سیکیورٹی، سالمیت اور استحکام کے لئے انتہائی نقصان دہ ہے، یہ اس طرح کے حالات میں ہے کہ کام کے بہاؤ کے آٹومیشن کو فوری طور پر بن جاتا ہے.

خصوصی معلومات کے نظام کے تعارف کی وجہ سے، زیادہ تر مسائل کو حل کیا جاتا ہے. مثال کے طور پر، کچھ بجٹ نظام اس طرح کے دستاویزات کے مختلف ورژن کے بعد تشکیل اور ذخیرہ کرنے کے ساتھ ساتھ ان کی حیثیت کی نشاندہی کے ساتھ منسلک کی بجٹ کے نظام کو پیدا کرنے کا موقع فراہم کرتا ہے. اس طرح، اس طرح کے نظام کو استعمال کرتے ہوئے بجٹ دستاویز کی گردش کا مسئلہ جزوی طور پر حل کیا جاتا ہے.

تاہم، متعدد معاملات میں جدید بجٹ کے اڈوں، اور اکاؤنٹنگ اور ئیرپی پی سسٹم کو بھی مت بھولنا کہ ساختہ معلومات کے ساتھ کام کرنا، جس میں، ڈیٹا جس میں پیدا کیا جاسکتا ہے اور ٹیبل کی شکل میں محفوظ کیا جا سکتا ہے. زیادہ تر ماہرین کے مطابق، منظم معلومات کے کسی بھی جدید کاروبار کے مجموعی اعداد و شمار کا صرف 20٪ دیا جاتا ہے، جبکہ باقی الیکٹرانک خطوط، دستاویزات کے متن، مذاکرات اور اجلاسوں کے مختلف پروٹوکول، تصاویر وغیرہ شامل ہیں. اکثر، غیر منظم شدہ معلومات کا مطالعہ کئے بغیر، اس میں سیاق و سباق کا معمول تشخیص کرنے کا کوئی راستہ نہیں ہے، جس میں ایک تشکیل شدہ پہلے ہی موجود ہے. اسٹوریج، جمع اور اس طرح کے اعداد و شمار کے بعد کے پروسیسنگ کو اس طرح کے اقدامات کے استعمال سے کام کے بہاؤ کے آٹومیشن یا کمپنی کے معلومات کے مواد کی انتظامی نظام کی طرف سے یقینی بنایا جاتا ہے.

یہ کیا ہے؟

الیکٹرانک دستاویز مینجمنٹ سسٹم کی مدد سے، یہ یقینی بنایا جاتا ہے کہ فراہم کردہ دستاویزات کے مطابق ایک تنظیم کے ملازمین کے درمیان کوئی بات چیت کی جاتی ہے. پھر، 1C میں، دستاویزی مینجمنٹ دستاویزات کی تخلیق، ان تنظیم کے ارد گرد منتقل کرنے کا امکان ہے، اور ان کی مدد سے بیان کردہ دستاویزات اور عملوں کے عمل پر قابو پانے کے لئے فراہم کرتا ہے. اس طرح، الیکٹرانک دستاویز مینجمنٹ کمپنی کو ایک بہت بڑی فوائد کے ساتھ فراہم کرتا ہے، اس کے کام کو تقریبا ایک نیا سطح پر ترجمہ کرتا ہے.

اس طرح کے ایک الیکٹرانک نظام میں ہر علیحدہ دستاویز کی ضروریات کے پورے سیٹ کی موجودگی کی طرف سے ممتاز کیا جاتا ہے جو غیر معمولی طور پر اس کی خصوصیت رکھتا ہے (یہ اکثر کاروں کی طرف سے ایسے کارڈ بھیجا جاتا ہے). کارڈ میں مختلف معلومات، بشمول دستاویزی نوعیت، قیام اور تبدیلی کی تاریخ، مصنف کا نام، اسٹوریج کا مقام اور بہت کچھ بھی شامل ہوسکتا ہے. مستقبل میں، دستاویز مینجمنٹ سسٹم اس دستاویز میں مطلوبہ ضروریات کے مطابق ضروری دستاویزات کی اسٹوریج اور حاصل کرنے کے لئے فراہم کرے گا.

خصوصیات

الیکٹرانک دستاویز مینجمنٹ تنظیموں کو نہ صرف فوائد فراہم کرتا ہے، بلکہ نئے مواقع کھولتا ہے، جو بھی اہم ہے.

مرکزی انتظام

اس کے باوجود، خاص طور پر انٹرپرائز کتنا بڑا ہے، دستاویز مینجمنٹ سسٹم آپ کو فوری طور پر دستاویزات کے فارم کو تبدیل کرنے کی اجازت دیتا ہے جو اس پر گردش کررہے ہیں. مثال کے طور پر، مختلف مسؤلیت کے مراکز پر کسی بھی اخراجات کے لئے ایک درخواست کی شکل کو تبدیل کرنے کے لئے، اس بات کا یقین کرنے کے لئے کافی ضروری ہے کہ اس نظام کی ٹیمپلیٹ میں کچھ اصلاحات کو نظام میں پہلے ہی ذخیرہ کیا جاسکتا ہے. اس کے بعد، اس طرح کے ایپلی کیشنز کو بھرنے والے ملازمتوں کو غیر فعال شدہ دستاویزات کی دستاویزات کو استعمال کرنے کے قابل نہیں ہوسکتا ہے، کیونکہ اس نظام کے ذریعہ درخواست مکمل اور منتقل کردی گئی ہے.

دستاویزات کی زندگی سائیکل کی حمایت

ہر دستاویز جس کو کسی بھی انٹرپرائز میں تسلیم کیا جائے گا اور عملدرآمد کیا جائے گا، لازمی طور پر کئی قائم شدہ مراحل منظور کرتا ہے. مثال کے طور پر، اگر یہ ایک کارپوریٹ بجٹ ہے، تو اسے لازمی طور پر مسودہ کیا جاسکتا ہے، اور اس کے بعد کسی مخصوص وقت میں منظور شدہ اور لاگو کرنا ہوگا. اس کے بعد، اس بجٹ کے مختلف اصل اور منصوبہ بندی کے اشارے کو احتیاط سے تجزیہ کیا جاتا ہے اور آرکائیو کو بھیجا جاتا ہے. 1C میں، دستاویز گردش دستاویزات کی زندگی کے سائیکل پر سخت کنٹرول کے لئے فراہم کرتا ہے، کمپنی کے کاروبار کے مختلف قانونی معیار اور صنعت کے معیار کے مطابق، کارپوریٹ ماحول کی بنیادی ضروریات کو پورا کرنے کے لۓ.

ٹیم ورک

الیکٹرانک دستاویز مینجمنٹ سسٹم دستاویزات پر ٹیم کے کام کی بہت آسان تنظیم فراہم کرتا ہے، اور اس میں ماہرین شامل ہیں جو مختلف دفاتر میں ہیں یا مختلف شہروں میں.

نظام ایک دستاویز کی کافی بڑی تعداد کے ورژن ذخیرہ کرتا ہے، اور براہ راست ترمیم کے علاوہ، وہ آپ کو اعداد و شمار کی تشہیر کرنے کی اجازت دیتا ہے، جو کہ انھیں بنیادی طور پر انفارمیشن کی معلومات پر اثر انداز کر کے بغیر کچھ تبصرے اور نوٹ شامل کرتی ہے.

رازداری

اس طرح کے نظام کی بجائے ایک اہم خصوصیت یہ ہے کہ اسی 1C میں دستاویز کی گردش بعد میں خفیہ کاری کے ساتھ خصوصی الیکٹرانک دستخط کے ذریعے دستخط کیا جا سکتا ہے. اس کا شکریہ، اگر ضروری ہو تو، آپ کو صرف اس یا اس کی معلومات کی صداقت کی توثیق نہیں کی جا سکتی، بلکہ مصنف کو بھی منفرد طور پر مقرر کیا جاسکتا ہے، اور مختلف اعداد و شمار کو ذخیرہ کرنے کے زیادہ سے زیادہ مؤثر سیکورٹی کو حاصل کرنے کے لئے.

روٹنگ

اگر الیکٹرانک دستاویز مینجمنٹ سسٹم دستیاب نہیں ہے، تو اس صورت میں ملازم جو کچھ سیکورٹیزز کی تخلیق میں حصہ لینے لازمی طور پر سمجھنا ضروری ہے کہ ان کاغذات کو منتقل کرنے کے لئے کون سب سے بہتر ہے. انٹرپرائز میں الیکٹرانک دستاویز مینجمنٹ آپ کو خود کار طریقے سے صحیح شخص کو ڈیٹا منتقل کرنے کی اجازت دیتا ہے.

خود کو روٹنگ مفت اور سخت ہے. جب تک کہ مشکل سے زیادہ درست قواعد و ضوابط کے لئے فراہم کرتا ہے، لیکن خاص معاملات میں، ٹریفک کے قوانین کے نظام میں نصب کردہ دستاویزات کی کارروائی میں تھوڑا سا معطل کیا جا سکتا ہے (مثال کے طور پر، اگر آپ جائزہ لینے کے لئے ڈرافٹ دستاویزات بھیجنے کی ضرورت ہے تو کچھ بیرونی ماہرین کے لئے).

رسائی کنٹرول

دستاویز مینجمنٹ کے لحاظ سے کمپنی کے مختلف ملازمتوں کی طاقت کو مختلف طریقے سے مختلف طریقے سے مختلف اختیارات ہیں. اس طرح، جدید کام کے بہاؤ آٹومیشن ٹولز کو آپ کو اعداد و شمار پر مکمل کنٹرول فراہم کرنے کی اجازت دیتا ہے، ترمیم کرنے کی صلاحیت کو محدود کرنے، یا کچھ فائلوں کو دیکھنے کے لئے یا اس سے بھی اجازت دینے کی اجازت دیتا ہے. یہ بہت مختلف اعداد و شمار کے ساتھ کام کو آسان بنا دیتا ہے، اور اہم بات یہ بہت محفوظ ہے.

انٹیگریشن

کسی مخصوص کمپنی کے اندر تقسیم کی معلومات کی زیادہ سے زیادہ سالمیت کو یقینی بنانے کے لئے، انٹرپرائز میں الیکٹرانک دستاویز کا انتظام دیگر مالیاتی، پیداوار، تجزیاتی، وغیرہ کے ساتھ قائم کردہ نظام کا انضمام فراہم کرتا ہے. اس طرح کے انضمام امکانات کی وجہ سے، جدید دستاویز کے انتظام کے نظام اکثر کئی قسم کے سافٹ ویئر کے درمیان ایک قسم کا ایک لنک کے طور پر استعمال ہوتے ہیں .

منطقی طور سے اس معلومات کے ساتھ منسلک تمام نظاموں کے دستاویزات عام طور پر سیاق و سباق کہا جاتا ہے. اس میں کاغذ یا الیکٹرانک خطوط، فیکس، ادائیگی کی دستاویزات، واقعات کے منٹ، ویڈیو یا آڈیو ریکارڈنگ اور بہت سی دیگر معلومات شامل ہیں. اس دستاویز کو دستی طور پر شامل کیا جا سکتا ہے یا دستی کے ترجیحات اور ضروریات پر منحصر ہے اس عمل کو مکمل طور پر خود کار طریقے سے شامل کیا جا سکتا ہے.

مثال کے طور پر، دستاویز کے انتظام کے آٹومیشن کے جدید نظام کی تشکیل کے عمل میں اور بجٹ میں بعد میں تبدیلیوں کو ایک دوسرے کے متعدد معلومات کا استعمال کرنے کی اجازت دیتا ہے:

• مارکیٹ کے تمام قسم کی مارکیٹنگ کی تحقیق، نہ صرف خود ہی شامل ہیں، بلکہ بیرونی ذرائع سے بھی وصول کئے گئے ہیں؛
• ہم منصبوں کے ساتھ مختلف معاہدے (خریدار یا سپلائرز)؛
• خصوصی عام اور ریفرنس دستاویزات؛
• اضافی دستاویزات جو کسی حدود یا مفکوم کی عکاس کرتی ہیں (مثال کے طور پر، افراط زر، تبادلے کی شرح اور دیگر اعداد و شمار)؛
• بجٹ کے کسی بھی ورژن پر بحث کرنے کے لئے منعقد ہونے والے اجلاسوں کے ساتھ ساتھ بشمول عمل میں شرکاء کے تمام قسم کے کاموں اور تبصروں (اکثر ایسے دستاویزات کو ای میل کے ذریعے بھیج دیا جاتا ہے اور علیحدہ طریقے سے بجٹ کی معلومات کے ساتھ فائلوں سے محفوظ کیا جاتا ہے) شامل ہیں.

وہ صارف جو بجٹ کے ساتھ کام کرتا ہے، کسی بھی وقت، اگر ضروری ہو تو، کسی بھی اوپر درج کردہ دستاویزات نظر آسکتے ہیں، کیونکہ کام کے بہاؤ آٹومیشن کی جدید ٹیکنالوجی اسے کسی بھی لمبی تلاش کے بغیر یہ کرنے کی اجازت دیتا ہے.

ہم کون سی نظام استعمال کرتے ہیں؟

مائیکروسافٹ ایکسچینج سرور کے ساتھ مل کر مائیکروسافٹ آؤٹ لک کی افادیتوں کا مجموعہ روسی کمپنیوں میں پایا جا سکتا ہے. پہلا ایپلی کیشن بنیادی طور پر تقریبا ہر کمپیوٹر پر نصب کیا جاتا ہے، جبکہ ایکسچینج سرور اکثر استعمال ہونے والا مکمل ای میل سرور کے طور پر استعمال کیا جاتا ہے. حقیقت یہ ہے کہ کمپنیوں میں جہاں ایک نسبتا طویل وقت کے لئے الیکٹرانک دستاویز کی گردش کا عمل درآمد کیا گیا ہے، اس طرح کے پروگراموں کو صرف مرکزی مرکزی ترتیبات کے بعد، ای میل کے ساتھ کام کرنے کے لئے ایک پلیٹ فارم کے طور پر استعمال کیا جاتا ہے، یہاں تک کہ اس سافٹ ویئر کو بھی عملی طور پر کسی بھی تنظیم کے لئے کام کے بہاؤ خود کار طریقے سے کام کرنے کے لئے کافی فعال ذرائع کے طور پر استعمال کیا جا سکتا ہے .

فی الحال، روسی مارکیٹ مختلف نظاموں سے بھرا ہوا ہے، جس کے ذریعہ دستاویزی مینجمنٹ کے آٹومیشن کو فراہم کیا جاتا ہے، اور اس طرح کی حمایت نہ صرف مغرب بلکہ گھریلو ڈویلپرز کی طرف سے پیش کی جاتی ہے. یہاں تک کہ مائیکرو مائیکروسافٹ، اوپر کے پروگراموں کے علاوہ، مواد کو مینجمنٹ سرور یا شیئرپوائنٹ پورٹل سرور جیسے مزید آلات پیش کرتا ہے.

تمام موجودہ نظاموں میں سب سے زیادہ طاقتور دستاویزم بننے کے لئے تصور کیا جاتا ہے، لیکن بنیادی طور پر صرف بڑی کمپنیاں ایسی آٹومیشن عمل کا استعمال کرتی ہیں. کچھ کمپنیوں کے دستاویز کی گردش خود کار طریقے سے سوفٹ ویئر پیکج لوٹس نوٹس کی وجہ سے خود کار طریقے سے ہے، لیکن بہت سارے "پروگرامرز کے لئے ڈیزائنر" کہتے ہیں، کیونکہ اس کی بنیاد پر مکمل نظام پیدا کرنا مشکل ہے.

روسی اور مغربی نظام کے درمیان کیا اختلافات ہیں؟

اگر ہم گھریلو اور غیر ملکی افادیت کے درمیان اہم اختلافات کے بارے میں بات کرتے ہیں تو، وہ دستیاب اسکالبلٹی میں شامل ہوتے ہیں. مثال کے طور پر، اگر مغرب ڈویلپرز سے نظام تقریبا کسی بھی آپریٹنگ سسٹم میں کام کرسکتے ہیں، گھریلو بنیادی طور پر ان میں سے صرف ایک کے لئے تیار کیا جاتا ہے، اور قدرتی طور پر اکثر ونڈوز ہے. مغربی نظام کسی بھی DBMS استعمال کرنے کے لئے تشکیل دے رہے ہیں. روس کے نظام کی اس حد تک کراس پلیٹ فارم مربوط حل کی تعمیر کا امکان بہت پیچیدہ ہوسکتا ہے.

فعالیت کے بارے میں، اہم فرق اس حقیقت میں واقع ہے کہ دستاویزی پیداوار اور کام کے بہاؤ کے مغربی آٹومیشن میں کئی پروگراموں کی طرف سے کیا جاتا ہے جو ایک برانڈ کے تحت تیار کیا جاسکتا ہے، لیکن اسی وقت یہ مختلف مقاصد کے لۓ ہے. مثال کے طور پر، دستاویزی کئی علیحدہ مصنوعات پیش کرتا ہے جو مکمل آٹومیشن کے لئے استعمال کیا جاتا ہے، ساتھ ساتھ ERP سسٹم کے ساتھ انضمام، ڈیزائن اور ورک فلو کے لئے سپورٹ وغیرہ. روس میں تیار کردہ سافٹ ویئر کی اکثریت ایک مخصوص مسئلہ کو حل کرنے کا مقصد ہے.

یہ بھی قابل ذکر ہے کہ پرنسپل فرق دونوں طرفوں کے نقطہ نظر میں ہے جس میں ورک فلو آٹومیشن سسٹم کیا ہے. مغرب کے نظام کا مقصد پورے آٹومیشن کو یقینی بنانے اور تنظیم کے اندر ہونے والے مختلف اختتام تک کے آخر میں کاروباری عملوں کے بعد کی حمایت کو یقینی بنانا ہے، جبکہ گھریلو پروگراموں کی اکثریت صرف بعض افعال کو متحرک کرتی ہے.

مغرب کے نظام کی لاگت ہر کام کی جگہ کے لئے تقریبا $ 400 سے $ 1،000 تک ہوتی ہے، بشمول عمل درآمد، پروگراموں اور سامان شامل نہیں ہیں جو عام الیکٹرانک کام کے بہاؤ کو یقینی بنانے کے لئے ضروری ہیں. عمل خود کار طریقے سے لائسنس کے معمول کی قیمت کا تقریبا نصف خرچ کرتا ہے، کیونکہ کام کے بہاؤ کے آٹومیشن کے لئے زیادہ سے زیادہ پروگرام مختلف حصوں کے ساتھ لاگو ہوتے ہیں، لیکن کچھ حالات میں قیمت زیادہ سے زیادہ حد کا حکم ہے. سب سے مشکل میں سے ایک ہمیشہ مالی دستاویزات آٹومیشن کا منصوبہ ہے، کیونکہ اس طرح کے منصوبوں کے لئے لاگو قیمت قیمت لائسنس کی لاگت سے 2-3 گنا زیادہ ہے.

گھریلو پروگرام ہر کام کی جگہ کے لئے 200-600 ڈالر کی قیمت پر فروخت کی جاتی ہے، اور اس کے علاوہ، اضافی پروگراموں اور مختلف آلات کی لاگت اکاؤنٹس میں رکھی جاتی ہے. حتمی تجزیہ میں، موازنہ لاگت کی حساب سے مغربی مغربی نظاموں میں اسی طرح سے کیا جاتا ہے.

خصوصیات

اہم اکثریت کے معاملات میں، دستاویزیوں کے ہم آہنگی سے متعلق عمل، مثال کے طور پر، ابتدائی تالیف کے عمل اور بجٹ کے مزید عمل درآمد، آٹومیشن کی ترجیحات ہیں. تاہم، بہت سے ٹیمیں اب آفس آٹومیشن اور دستاویز مینجمنٹ کا استعمال کرتے ہیں، جو کہ آؤٹ لک اور آنے والے دستاویزات کے رجسٹریشن کے طریقہ کار کے ساتھ ہے.

الیکٹرانک نظام کا تعارف کسی دوسرے خود کار طریقے سے نظام کے نفاذ سے اصل میں مختلف نہیں ہے، لہذا یہ صرف اس منصوبے کی مخصوص خصوصیات کو نمایاں کرنے کے لئے قابل قدر ہے.

کارپوریٹ اسٹوریج تشکیل

کسی بھی صورت میں ایک دستاویز مینجمنٹ آٹومیشن سسٹم کا تعارف ایک کارپوریٹ ذخیرہ کی تخلیق کے لئے فراہم کرتا ہے جس میں تمام دستاویزات جمع کی جائیں گی. اس طرح کے ذخیرہ کی منطقی ساخت، سیکیورٹی کی پالیسی کی ترقی اور اس کے ساتھ ساتھ دستاویز اسٹوریج کے تنظیمی ڈھانچے کو زیادہ سے زیادہ دیکھ بھال کی ضرورت ہوتی ہے اور اس منصوبے کے ابتدائی مرحلے میں ہونا ضروری ہے.

یہ ذہن سٹوریج کی تقریب کے ڈیزائن کے شروع میں تعینات کیا جا سکتا ہے کہ میں وہن کیا جانا چاہئے پر ایسا ایک ابتدائی مرحلے میں ایک سنگل کارپوریٹ مخزن میں موجودہ ذخیرہ مقامات سے تمام دستاویزات کو منتقل کرنے کے لئے بنایا جا سکتا ہے. نتیجے کے طور پر، صارفین کے نظام کے اہم افعال میں سے کسی کے ساتھ اپنے آپ کو واقف ہے، اور ایک ہی وقت میں مہارت حاصل ہے اور اس کی درخواست کر سکتے ہیں. سسٹمز جیسے دستاویزات، نئی دستاویزات کی ظاہری شکل، وغیرہ میں تبدیلیاں پر الرٹس سروس افعال کے استعمال کے ذریعے ہو سکتا ہے کو لاگو کرنے کے لئے ملازمین کی موافقت کو تیز

اس طرح، کام کے فلو کو ترقی اور اپنے آپریشن کو بہتر بنانے کی کوشش کی ہے کہ کسی بھی جدید کمپنی کے لئے ضروری.